¿Demasiados emails? Adjunta un formulario a tu correo

Muchas veces perdemos tiempo con clientes que no nos envían toda la información que necesitamos. ¿Qué sucede si pudiéramos dar más estructura al correo que les enviamos?

4 minutos de lectura

Se quejaba un colega asesor del tiempo que pierde en hacer un contrato laboral de un cliente.

”Tengo una aplicación que funciona muy bien, y la mayoría de mis clientes nos trasmitimos la información con herramientas colaborativas, pero aún así siempre me encuentro con alguno que no me manda la información toda junta

”¿Qué quieres decir?"

”Pues que si tengo que pedirle por correo electrónico los datos a un cliente para hacer un contrato, recibo dos o tres correos hasta que el cliente me completa toda la información?

Me contesta al correo, faltan datos, le mando otro, me contesta y aun faltan datos

Total que he perdido tres horas para un contrato que a mí me lleva diez minutos procesar.”

Asimismo durante los primeros días de confinamiento y los cambios legales en materia laboral principalmente saturaron a las Asesorías que se veían colapsadas por la tramitación de los ERTES.

Llamadas teléfonicas preguntando por lo cambios de legislación, clientes estresados a los que había que consolar… 

Mucha emotividad y además estaban los papeles:

Algunos clientes dejaban los papeles fisicamente en la puerta de la oficina porque no tenían posibilidad de escanearlos y enviarlos por correo, así que en algunos casos hubo que garantizar la presencia física de una persona en el despacho que tutelara los papeles que debían permanecer unos días en “cuarentena para evitar el contagio”

Resumiendo, el confinamiento nos ha medido nuestra capacidad tecnológica y de gestión.

Lo que sucede es simple: 

A veces tenemos la solución pero la desconocemos.

Usamos herramientas de software muy sofisticadas, pero no les sacamos todo el provecho.

Para nuestro colega asesor tenemos una solución sencilla:

¿Por qué no enviarle a tu cliente un formulario donde de una sola vez pueda rellenar todos los datos que necesitas para el contrato laboral?

Si, por ejemplo, estás utilizando Office 365 , ya tienes Microsoft Forms , una herramienta que podría ayudarte con el proceso de recopilación de datos.

1. Crear nuevo formulario 

  • Conectarse al sitio https://forms.office.com/ 
  • Una vez que la página se haya cargado correctamente, haz clic en el botón “Nuevo Formulario” 

2. Cambiar el título del formulario 

  • Haz clic en el nombre del formulario para ver el modo de edición. 
  • Ingresar el nuevo título y, si lo desea, una descripción. 

3. Agregar nuevos campos 

  • Haz clic en el botón “Agregar nuevo”. 
  • La pantalla ahora mostrará una lista con diferentes tipos de campos disponibles. Para este tutorial, solo utilizaremos el tipo de texto. 
  • Ingresar un nombre de campo. 
  • Si queremos que el usuario se vea obligado a completar el campo, haga clic en “Obligatoria” para activar la opción. 

4. Continuar agregando los campos necesarios  

Al final deberíamos obtener algo como esto.  

5. Configuración de tema  

  • Haz clic en el botón “Tema” en la barra superior. 
  • Elegir un tema predefinido. Alternativamente, si desea utilizar sus propios colores corporativos, haz clic en el botón con el icono “Más” (+) 
  • Es posible agregar una imagen o insertar el código HEX del color que elija. En la animación elegimos #1F5169, el color corporativo de a3SIDES. 
  • Haz clic en el botón “Vista previa” en la barra superior para ver el formulario como un usuario final. 
  • Haz clic en “Atrás” para volver a la pantalla de edición o en “Móvil” para ver el formulario en modalidad para dispositivos móviles. 

6. Configuración avanzada  

  • Haz clic en el botón con los tres puntos en la barra superior. 
  • Seleccionar “Configuración”. 
  • En la sección “Quién puede rellenar este formulario”, seleccionar “Cualquier usuario con el vínculo puede responder”. 
  • En la sección “Notificación”, seleccionar “Recibir una notificación de correo electrónico de cada respuesta” si desea recibir una notificación en el momento exacto en que un cliente completa y envía el formulario. 

7. Compartir o enviar por correo electrónico 

  • Haz clic en el botón “Compartir” en la barra superior. 
  • Verá el enlace necesario para compartir el formulario. Haga clic en “Copiar” para copiarlo en el portapapeles y pegarlo en un correo electrónico. 

8. Consultar las respuestas  

  • En la pestaña “Respuestas” puede ver toda la información introducida por los clientes. 
  • Para consultarlos en una forma más conveniente o importarlos a otra aplicación, sugerimos exportar los datos en formato XLSX. Para hacer esto, haz clic en el botón “Abrir en Excel”. 

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