LOS PROCESOS DE DIGITALIZACIÓN

Abordar cualquier proceso de digitalización lleva implícito, además de un plan de inversión, desarrollar un proceso de gestión del cambio que presente las ventajas que supone para la organización y sus empleados y reduzca los miedos que puedan surgir.

Es habitual que al plantear este proceso de transformación digital nos encontremos barreras que nos impidan avanzar o nos presenten cuestiones, dudas y miedos.

Miedo, incertidumbre y adaptabilidad

El miedo y la incertidumbre son sensaciones que nos invaden ante cualquier toma de decisiones y en el caso de la transformación digital no va a ser menos.

Actualmente, nos encontramos en un momento de continuos cambios que nos exigen la máxima adaptabilidad. En un mercado globalizado, necesitamos ofrecer a nuestros clientes lo que necesitan, de forma rápida y eficiente. Esta necesidad de adaptabilidad lleva asociada una constante toma de decisiones que no puede verse afectada por el miedo. El no adaptarse a esos cambios, nos llevará a la pérdida de clientes, de cuota de mercado y, por tanto, nos orientará hacia unos resultados nada satisfactorios para la empresa.

Si bien es cierto que la incertidumbre y el miedo siempre van a estar presentes, podemos tener en cuenta una serie de aspectos que nos permitirán reducirlos:

• Disponer de un equipo responsable que te ayude en la transformación digital del negocio. Contar con la implicación del personal de la empresa va a ser fundamental para tener una visión global de todo el proceso de transformación.

Es en este sentido donde el departamento de Recursos Humanos tiene una labor fundamental y tiene que ser capaz de dar el soporte necesario al resto de equipos implicados.

• Define previamente con tu equipo de trabajo cómo va a ser el procedimiento para la realización de los cambios; por dónde se va a empezar y qué aspectos se deben tener en cuenta.

• En el proceso de toma de decisiones, apóyate en tu equipo de colabores. Ellos te pondrán dar una visión global y podrán aportar diferentes puntos de vista.

• Haz un seguimiento de todo el proceso de forma que puedas eliminar errores antes de que sea demasiado tarde.

Los cambios normativos en el corto plazo nos llevan a la digitalización

Además, nos enfrentamos a los cambios normativos y a la necesidad de adaptarnos a los requerimientos de Administración si no queremos enfrentarnos a continuas sanciones. El hecho de ser conscientes de que implantar soluciones de gestión que nos aseguren que estamos cumpliendo con la normativa, nos ayudará a avanzar en el proceso de digitalización.

La Ley Crea y Crece, la Ley Antifraude o el Ticketbai, son claros ejemplos de cómo la Administración está apostando por el formato de factura electrónica y la gestión de documentos en la nube. Ya no van a servir los documentos en Excel o Word, sino que va a ser indispensable el intercambio de información de forma simultánea.

Digitalización, ahorro de costes

Si a todo lo dicho anteriormente, añadimos la importancia de reducir los costes, la digitalización pasa a ser parte del éxito de la empresa.

Entendemos reducir costes como la eliminación de tareas repetitivas, de suprimir el tiempo invertido en procesos que no generen un valor añadido e invertirlo en otros que generen beneficios en la organización.

Además, esto nos va a permitir ganar tiempo, uno de los aspectos más valiosos para cualquier empresa o negocio. Tiempo, que vamos a poder invertir en la búsqueda de nuevos nichos de mercado, nuevas estrategias de crecimiento o en la toma de decisiones, entre otros.

Contar un equipo que te acompañe en todo el proceso de cambio es fundamental para lograrlo con éxito.

El acompañamiento

Contar con un equipo interno es tan importante como confiar en la empresa con la que vas a realizar el proyecto de digitalización.

A nivel interno, debemos contar con un equipo responsable e implicado que te de una visión global de todo el proceso, que te ayude en la toma de decisiones y que sea consciente en todo momento de los hitos que se van cumpliendo.

A ese equipo interno, hay que sumarle el equipo externo de aquellos partners que te van a ayudar en el proyecto. Desde a3SIDES, disponemos de un equipo que acompaña al cliente desde el inicio hasta el soporte postventa; analiza las necesidades, gestiona toda la implantación, le ofrece la formación que necesita y le ayuda con las dudas que pueda surgir durante el manejo de las diferentes soluciones.