Software de facturación: Consejos y beneficios para mejorar la eficacia de tus facturas

Casi la mitad de todas las facturas se pagan tarde. Eso es mucho. Y sin embargo, algunas empresas son brillantes a la hora de obtener el dinero que se les debe porque utilizan un software de facturación. Sin necesidad de esperar semanas o meses, se les paga en días.

A continuación queremos ofrecerte una guía sobre los términos de pago de facturas y las mejores prácticas.

¿Cuáles son los términos de pago de factura?

Los términos de pago de facturas explican cómo espera que se paguen, y pueden incluir detalles como:

• formas de pago aceptadas (tal vez no aceptes tarjetas de crédito)
• la moneda con la que trabajas, si trabajas a través de las fronteras
• multas por pago tardío, si los cobra

Pero tal vez el plazo de pago más importante de todos es la fecha de vencimiento. ¿Cuándo esperas que te paguen? Las empresas solían dar siempre 30 días, pero eso está cambiando.

Los plazos de pago largos son un retroceso, por ello ahora las empresas  envían facturas electrónicamente  y la mayoría de los pagos se realizan en línea, los términos de 30 días son obsoletos.

Si te tomas en serio el trabajo que haces y te esfuerzas por cumplir con los plazos de sus clientes, no hay ninguna razón por la cual no se te deba pagar dentro de una semana.

Los plazos de pago cortos te pagan más rápido

Es más probable que las facturas con plazos de pago cortos se retrasen, pero aún recibes tu dinero antes de tres o cuatro semanas. Un estudio de millones de facturas enviadas mostró que las facturas con:

• Los términos de pago de 1 semana se liquidan en aproximadamente 2 semanas
• Los plazos de pago de 2 semanas se liquidan en 2-3 semanas
• Los términos de pago de 3 o 4 semanas se liquidan en aproximadamente un mes

Las condiciones de pago son cada vez más cortas

No necesitas sentirte mal por dar plazos de pago de factura más cortos. Cerca del 75% de las facturas solicitan el pago en 2 semanas, por lo que las expectativas cambian.

Algunos clientes pueden esperar plazos de pago más largos para facturas más grandes, pero es posible que puedas negociar con ellos. Si pides un descuento, por ejemplo, considera solicitar un pago más rápido a cambio.

Obtén clientes en el tiempo rápidamente

No importa cuán cortas sean las condiciones de pago de tu factura si no envías la factura a tiempo. Ya sea que pague 30 días o solo siete, el reloj no comienza a funcionar hasta que la factura esté en sus manos.

Nunca suspendas la facturación. Cada vez que lo haces, estás retrasando tu día de pago. Acelera el proceso mediante el uso de plantillas, el envío electrónico de facturas e incluso la facturación desde tu teléfono (para que puedas hacerlo inmediatamente después de terminar un trabajo).

No tengas miedo de perseguir el pago

No esperes hasta que la factura se retrase dos semanas antes de recordarle a un cliente que te deben. Intenta enviar un correo electrónico amigable a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Haz un seguimiento nuevamente si se vencieron.

Si los clientes no responden a los correos electrónicos, descuelgue el teléfono. No dejes que se desvíe. Puede que no sea la parte más divertida de un negocio, pero podría ayudarte a mantener el negocio.

Si no tienes tiempo para todo el seguimiento, considera:

• utilizar el software de facturación que envía automaticamente las facturas y podrás comprobar si tu cliente lo ha descargado.
• preguntando a tu administrador si llamaría a clientes vencidos por ti.

Los siete mejores consejos para recibir un pago más rápido

Recibir un salario y tener un flujo de caja saludable es el alma de cada pequeña empresa, pero no siempre es tan fácil como enviar una factura.

1. Discute los términos de pago antes de comenzar.

Conseguir esto por adelantado significa que no hay confusión en el camino. También establece las expectativas del cliente sobre el pago antes de comenzar el trabajo.

2. Mantén registros detallados de inventario y tiempo

No calcule los costos en el momento de la facturación, ya que eso solo lo hará más lento. Mantén un registro continuo, para que los números estén a tu alcance cuando los necesites. También es menos probable que te pierdas algo de esta manera. Y si los costos superan el presupuesto, puedes informar a tu cliente, en lugar de enviarles una sorpresa costosa a fin de mes.

3. Haz que la factura sea clara y fácil de entender

Enumera los detalles del trabajo de una manera que tenga sentido para el cliente; cualquier confusión podría generar un retraso en el pago. También es bueno personalizar tu factura con el logotipo de tu empresa, ya que te ayuda a continuar con la profesionalidad de tu trabajo.

4. Dirija la factura a la persona que paga

Asegúrate de que tu factura vaya directamente a la persona que realiza el pago para evitar que se pierda en la bandeja de entrada de otra persona. Eso probablemente será diferente de la persona que pidió el trabajo. Si no estás seguro de quién está a cargo de las cuentas, llámales; vale la pena conocer a la persona que paga las facturas.

5. Factura tan pronto como sea posible

Envía tu factura tan pronto como sea posible, cuanto antes un cliente recibe una factura más pronto se hará el pago. También significa que lo recibirán cuando el valor de tu trabajo aún esté fresco en su mente. Un software de facturación que te permita crear facturas agilizará el proceso de facturación.

6. Sigue hablando con tus deudores.

Cuando las cosas se venzan, envía recordatorios, estados de cuenta mensuales o haz una llamada telefónica. Te ayudará a recordarle a tu cliente que realmente quieres que te paguen la factura. Algunos programas de factuación, como el a3factura, te envían una actualización cuando se descarga la factura.

7. Agregue tarifas ‘vencidas’

Si ha establecido claramente sus condiciones de pago en su factura y el cliente las ha ignorado, tiene derecho a cobrar intereses en forma de tarifas vencidas. Prepárete para obtener comentarios sólidos de tus clientes si realiza esta ruta, y considera revertir el cargo una vez que la lección haya sido aprendida.

Crear un sistema de facturación que funcione

Es posible que hayas hecho tus primeras facturas en un paquete de software estándar como Microsoft Word. Tal vez incluso tuviste que buscar en Internet consejos sobre cómo hacer una factura .

A medida que creces, sin embargo, las necesidades de facturación de una empresa se vuelven más complejas. Piensa en cómo puedes crear un sistema que incorpore estos consejos, acelera la facturación y mejora el flujo de efectivo de tu negocio.

El software de facturación  puede ayudarte. Como beneficio adicional, generalmente se incluye como parte de un paquete de contabilidad , lo que significa que tus libros se actualizarán automáticamente a medida que se emiten y pagan las facturas.

Lo que las startups deben saber sobre la facturación

La retrospectiva es algo maravilloso. La mayoría de las personas no saben mucho sobre facturación cuando comienzan su primer negocio, por lo que es bueno aprender de personas que ya han estado allí.

Puede gastar hasta 10% de su tiempo de trabajo creando, enviando y persiguiendo facturas. Esto puede causar un arrastre en tu trabajo de administración, así que asegúrete de tener esto en cuenta en tus estrategias de planificación y contabilidad, y configura los sistemas con la mayor eficiencia de tiempo que pueda.

Ajusta los términos de pago de la factura y observa todo tu sistema

Ser propietario de una pequeña empresa a menudo significa que tiene poco tiempo, pero vale la pena hacer el esfuerzo de configurar tu facturación correctamente. Tener un proceso de facturación simplificado puede reducir drásticamente la cantidad de tiempo que gasta en recolectar el dinero que tanto le costó ganar. Y eso tiene que ser genial para tu negocio.